Projekthantering på webben

Ett lättanvänt projektverktyg som ger stöd för översikt, genomförande och uppföljning.

Översikt, genomförande och uppföljning

ProjectCompanion är en svensk webbtjänst för hantering av projekt och projektportföljer. Verktyget innehåller funktioner för:

  • Projektöversikt
  • Dokumenthantering
  • Uppgifter och tidplaner
  • Tid, kostnader och resurser
  • Budget och uppföljning
  • Fakturering
  • Rapporter
  • Integration

Med hjälp av verktyget kan man hantera projekten effektivt:

  • Få översikt över pågående och planerade projekt
  • Fokusera på de viktigaste projekten
  • Etablera ett strukturerat genomförande av projekten
  • Dela dokument och information
  • Fånga upp och åtgärda problem i tid
  • Förbättra samverkan
  • Effektivisera informationshantering och styrning
  • Minska stressen och öka leveranssäkerheten

Principen är enkel; översikten visar vilka projekt vi skall driva, projektets tidplan ger en struktur för projektets arbete, konkreta uppgifter fördelas till projektdeltagarna så att inget ramlar mellan stolarna och statusrapporten fångar upp hur det går för projekten i portföljen.

Strukturen är enkel, bestäm vilka projekt du vill driva, skapa en enkel plan och fördela sedan uppgifter inom projektet.

Projektledaren väljer själv vilka funktioner som skall finnas i projektet. Vissa projekt kanske bara finns på översiktlig nivå i portföljen, andra kanske bara har en uppgiftslista / kanbantavla eller dokument, medan andra mer strukturerade projekt har både översikt, tidplan, uppgifter och statusrapport.

Flexibiliteten innebär att det är enkelt att skapa en portfölj för både små och stora projekt, och såväl ostrukturerade som strukturerade projekt.

Projekten kan baseras på projektmallar. Det innebär att det blir enkelt att starta projekt av en viss typ och driva det systematiskt enligt verksamhetens egna processer. Man kan själv göra egna mallar, eller helt enkelt starta ett projekt baserat på ett redan genomfört projekt.

Det går att filtrera och gruppera i portföljerna så att man kan se exempelvis alla projekt för en viss kund, av en viss projekttyp eller projekt som drivs av en viss enhet i organisationen. Flexibiliteten och strukturen gör det möjligt att hantera alla organisationens projekt i samma verktyg.

Affärsprojekt

Många organisationer driver projekt på uppdrag av sina kunder. Som stöd för detta finns affärsorienterade funktioner:

  • Följ upp tid och kostnader mot budget
  • Planera resurser
  • Se beläggning och debiteringsgrad
  • Fakturera projekt
  • Följ upp lönsamhet för projekt och kunder
  • Prognostisera kostnader och intäkter
  • Integrera med ekonomi- och lönesystem

Affärsfunktionerna kan användas internt i en organisation för att följa upp tid och kostnader mot budget, eller för att få översikt över resursläget.

För organisationer som driver kundprojekt gör ProjectCompanion det möjligt att samla kärnan av arbetet i ett verktyg. Det innebär att man kan skapa en integrerad helhet för att driva kundprojekt på ett strukturerat och affärsmässigt sätt med syfte att förbättra effektivitet och lönsamhet.

Det går att välja vilka funktioner som skall vara aktiverade, vilket innebär att du kan starta enkelt och sedan successivt öka användningen i den takt som passar organisationen. ProjectCompanion blir som en katalysator som möjliggör utvecklingen av projekthanteringen i verksamheten.

Funktioner

ProjectCompanion är utvecklat i nära samarbete med våra kunder. Vi har slipat till funktioner och byggt nya moduler baserat på verkliga behov. Eftersom olika organisationer har väldigt olika behov har vi gjort det möjligt att välja vilka funktioner som skall synas och vi styr systemets beteende med parametrar i bakgrunden.

Ungefär hälften av våra kunder använder ProjectCompanion internt. Vi kallar det för operativ projekthantering. Den andra halvan driver kundprojekt för interna eller externa kunder. Vi kallar denna typ av användning för affärsorienterad projekthantering.

De vanligaste funktionerna generellt sett är:

  • Projektöversikt
  • Dokumenthantering
  • Uppgifter / Kanban
  • Tidplaner
  • Tid och kostnader
  • Resurser
  • Budget och utfall
  • Fakturering
  • Rapporter
  • Prognoser
  • Integrationer

Funktionerna vänder sig till delvis olika grupperingar inom organisationen. Olika personer har därför tillgång till olika funktioner beroende på behörighet.

Tillämpningsområden

ProjectCompanion är anpassat för olika tillämpningsområden. Det innebär att det blir enkelt att komma igång med ett förkonfigurerat system.

Exempel på tillämpningsområden:

  • Arbeta hemma
  • Konsulter
  • Kommuner
  • Strategigenomförande
  • Energi
  • Infrastruktur
  • Fastighet
  • Digitalisering / IT
  • IT konsulter
  • Legotillverkning
  • Samverkan
  • Redovisningskonsulter
  • Bygg och entreprenad
  • Krishantering

Systemet är förberett med funktioner, kategorier och relevanta projektmallar baserat på tillämpningsområdet. Detta gör det möjligt att komma igång snabbt. Det krävs förstås en viss konfiguration efter verksamhetens specifika behov. Strukturer och projektmallar anpassas så att det blir enkelt att etablera ett gemensamt strukturerat och kvalitetssäkrat arbetssätt för olika typer av projekt.

Produkter

Låter det komplicerat? Som tur är man kan börja väldigt avgränsat och enkelt, och sedan växa in i systemet över tiden.

  • Uppgifter: Projektportfölj och uppgifter.
  • Enkel: Projektportfölj, uppgifter, dokumenthantering och noteringar.
  • Start: Här kan man dessutom skapa tidplaner för projekten med en översiktlig struktur för genomförandet.
  • Basic: Utökar med statusrapporter så att det skall bli enkelt att följa upp och se hur det går i projekten.
  • Business: För dig som driver affärsprojekt. Här ingår dessutom tid, kostnader, fakturering, resursplanering och löneunderlag.
  • Enterprise: Automatisk inloggning, integrationer till ekonomi och lön, uppföljning mot strategiska målområden, programstyrning, resultatvärdemetoden, budget, utfall och prognos för portföljer mm.

Hur kommer man igång?

Du kan starta en gratis yta och prova systemet med full funktionalitet. Det kostar inget. Enklast är sedan att köpa ett av våra startpaket för att komma igång. Du kan anpassa användning av olika moduler då verksamheten eller behoven förändras. Utbildningen är webbaserad och kostar inget, men vi hjälper dig förstås med införande och utbildning om du vill.

Kontakta vår försäljningsavdelning om du har frågor!

Mer om funktionerna

Men vad gör verktyget lite mer konkret? Har det stöd för de funktioner jag behöver? Nedan beskrivs några av grundfunktionerna lite ytterligare.

Uppgifter och dokument

Hantera uppgifter i projekten som listor, rapporter eller tavlor. Bryt ned uppgifter i deluppgifter. Komplettera med dokument och noteringar i uppgiften. Skriv kommentarer och notifiera via e-post. Skapa anpassade uppgiftstyper med olika statusar.

Projektet har även en egen dokumentyta där man kan skapa mappar för att hantera dokument. Man kan redigera Microsoft Office-dokument från webbläsaren (kräver att man har Microsoft Office på datorn).

Dokumenten sparas i versioner och man kan enkelt ladda ned tidigare sparade versioner. Det går även att ansluta en nätverksdisk och arbeta med filerna i ProjectCompanion direkt från Utforskaren i Microsoft Windows. Detta fungerar med de mjukvaror som stödjer DAV-protokollet, som till exempel Microsoft Office och Open Office.

Det finns en zip-funktion som gör det enkelt att ladda ned alla filer i ett projekt om man exempelvis vill arkivera filerna.

Planering

Med tidplanen kan man skapa en översiktlig struktur i projektet. Bryt ned arbetet i projektfaser och projektaktiviteter. Skapa relationer mellan projektaktiviteter så att de skjuts fram om föregångaren försenas.

Det går att lägga till uppgifter under projektaktiviteterna för att hålla ordning på detaljerna. Man kan då få framdrift i tidplanen helt enkelt genom att bocka av de uppgifter som ligger under respektive projektaktivitet. På det sättet kan man skapa en strukturerad process som dessutom gör det enkelt att lägga till och hantera nya uppgifter som uppkommer under projektets gång.

Projektets startsida

Projektet har en startsida (Hem) som visar översiktlig information om läget i projektet. Det går att anpassa vad som visas på hemsidan. I vissa projekt kanske de senast uppladdade dokumenten eller senast uppdaterade uppgifterna är intressant att visa, medan statusrapporten kan vara relevant i andra projekt.

Översikt och prioritering

Det går att hantera flera projektportföljer i ProjectCompanion. Dessa ger översikt ur olika perspektiv. Det kan vara fokus på kund, status, prioritet, fas, projekttyp, avdelning mm. Du kan vända och vrida på projektportföljen och filtrera fram relevanta vyer.

Det finns vyer som är avsedda att visa när projekten skall drivas men också mycket summariska vyer som visar exempelvis projekten per status. Detta för att det skall vara enkelt att exempelvis på ett möte stämma av projekt där det finns utmaningar som behöver diskuteras.

Andra vyer visar projekten med statusrapporter samlat.

Tid och resurser

Rapportera tid i projekt för uppföljning eller för fakturering. Det går att boka resurser för att se beläggningen framåt. Man ser sedan rapporterad tid som uppföljning.

Det finns stöd för frånvarorapportering med olika lönekategorier som semester, VAB och sjukledig. Det går även att exportera tiden till olika lönesystem.

Tidrapporteringen är flexibel i projekten. Det går att ha tidrapportering bara på projektnivå eller på olika aktiviteter. Det går även att rapportera tid kopplat till projektplanen så att det blir enkelt att följa upp mot budget.

Om projektet är debiterbart kan man även ha olika prissättning i projektet. Olika personer kan ha olika taxor. Man kan välja mellan flera olika taxor i projektet. Det går även att sätta priset på olika projektaktiviteter i projektplanen, eller ha fasta priser för leveranserna.

Tiden kan sedan granskas och attesteras innan lön och fakturering. Det finns ett flertal rapporter för uppföljning av tiden i olika dimensioner, jämfört med budget, jämfört med bokade resurser, lönsamhet, debiteringsgrad mm.

Fakturering och ekonomi

Projekten kan prissättas på olika sätt. Olika delar av projektet kan vara på löpande räkning eller på fast pris. Det innebär att man kan kombinera fasta priser med exempelvis tilläggsbeställningar i samma projekt.

Man skapar sedan fakturor för projekten, antingen samlat per kund, eller per projekt. Olika projekt kan ha olika mallar för fakturorna beroende på hur underlaget skall visas för kunden. Det går exempelvis att gruppera tiden per aktivitet, person eller efter projektplanens struktur.

Om man har avtalsfakturering går det att lägga upp avtalsfakturering i systemet. Det kan exempelvis vara återkommande abonnemang, avgifter eller hyror. Avtalen kan faktureras med olika perioder. Systemet påminner när det är dags att fakturera och håller ordning på vilka avtalsfakturor som skickats.

Man kan hämta in kostnader från ekonomisystemet för att vidarefakturera med påslag till kunderna, och för att belasta projektets resultat. Det kan exempelvis vara material eller underkonsulter. Det finns integrationer till ekonomisystem som till exempel Fortnox och Visma.

För att följa upp ekonomin kan man se rapporter exempelvis för fakturering per kund, projekttyp, enhet eller produkt. Det finns många ekonomiska rapporter, som till exempel lönsamheten i projekten, resultat per timme, genomsnittlig timtaxa, debiteringsgrad och resultat och per kund.

Som ekonomiskt underlag finns också ej fakturerad tid och kostnader samt successiv vinstavräkning. Detta är relevant vid bokslut.

Utbildningar

Utbildningen är webbaserad med en mängd filmer för olika funktioner och målgrupper. Det finns även lärarledd utbildning via webbmöte eller på plats. Exempel på utbildningar:

Support

Användarsupport via e-post är kostnadsfri. Skicka e-post till helpme@projectcompanion.com.

Det finns utbildningsmaterial som är relevant om du håller på att sätta dig in i verktyget.

Säkerhet och integritet

ProjectCompanions driftstjänster är utformade för att erbjuda mycket hög säkerhet, tillgänglighet och integritet.

  • Stödjer GDPR
  • Data lagras i Sverige
  • Kommunikationen krypteras med TLS
  • All data lagras krypterat på infrastrukturnivå
  • Data blandas inte mellan kunder
  • All data lagras redundant
  • Dokument som raderas lagras i en ”papperskorg”
  • Backup tas varje natt och lagras i 35 dagar
  • Backup speglas till två fysiskt åtskilda datacenter
  • Varje månad tas en backup som sparas i sex månader
  • Inloggningar och ändringar av användaruppgifter loggas
  • Det går att automatisera inloggningen genom OpenID Connect (till exempelvis ADFS)

Om företaget

ProjectCompanion startades 1999 av bröderna Lars och Martin Andersson. Lars gick på KTH och Martin på Handels. Bröderna startade verksamheten som hobby men fick snart kunder både i Sverige och utomlands. Martin doktorerade 2005 på Handelshögskolan i Stockholm på temat hur man förbättrar resultatet av verksamhetens projekt.

ProjectCompanion har utvecklats i nära samarbete med våra kunder och erbjuder nu en integrerad lösning för portfölj- och projekthantering för projektintensiva verksamheter. Vi kallar det för ett ”affärsprojektsystem”.

Vi utvecklar produkten löpande med en strukturerad utvecklingsmetodik och gör ca 10 releaser per år med förbättringar och nya funktioner.