ProjectCompanion är en svensk webbtjänst för hantering av projekt och projektportföljer. Se översiktligt vad som ingår i de olika produkterna och modulerna under Priser.
ProjectCompanion är utvecklad i nära samarbete med våra kunder. Vi har slipat till funktioner och byggt nya moduler baserat på verkliga behov. Eftersom olika organisationer har väldigt olika behov har vi gjort det möjligt att välja vilka funktioner som skall synas och vi styr systemets beteende med parametrar i bakgrunden.
Ungefär hälften av våra kunder använder ProjectCompanion internt. Vi kallar det för operativ projekthantering. Den andra halvan driver kundprojekt för interna eller externa kunder. Vi kallar denna typ av användning för affärsorienterad projekthantering.
De vanligaste funktionerna generellt sett är:
- Projektöversikt
- Dokumenthantering
- Uppgifter / Kanban
- Tidplaner
- Tid och kostnader
- Resurser
- Budget och utfall
- Fakturering
- Rapporter
- Prognoser
- Integrationer
Funktionerna vänder sig till delvis olika grupperingar inom organisationen. Olika personer har därför tillgång till olika funktioner beroende på behörighet både på användarkontot och i respektive projekt.
Översikt funktioner
Vad gör verktyget lite mer konkret? Har det stöd för de funktioner jag behöver? Här beskrivs några av grundfunktionerna översiktligt.
Uppgifter och dokument
Hantera uppgifter i projekten som listor, rapporter eller tavlor. Bryt ned uppgifter i deluppgifter. Komplettera med dokument och noteringar i uppgiften. Skriv kommentarer och notifiera via e-post. Skapa anpassade uppgiftstyper med olika statusar.
Projektet har även en egen dokumentyta där man kan skapa mappar för att hantera dokument. Man kan redigera Microsoft Office-dokument från webbläsaren (kräver att man har Microsoft Office på datorn).
Dokumenten sparas i versioner och man kan enkelt ladda ned tidigare sparade versioner. Det finns en zip-funktion i webbverktyget som gör det enkelt att ladda ned alla filer i ett projekt om man exempelvis vill arkivera filerna.
Nätverksdisk för dokument
Det går att ansluta ProjectCompanion som en nätverksdisk och arbeta med filerna i ProjectCompanion direkt från Utforskaren i Microsoft Windows. Detta fungerar med de mjukvaror som stödjer DAV-protokollet, som till exempel Microsoft Office och Open Office. Det ”känns” som om filerna sparas direkt i Utforskaren, men de sparas i själva verket i ProjectCompanion, med versioner och kvalificerad backup, och blir därmed tillgänglig även i webbverktyget.
Om man kopplar upp Utforskaren kan man dra och släppa, kopiera, radera och zippa filer med standardfunktionerna i Utforskaren. Det är framför allt smidigt om man arbetar ofta med dokumenten, eller med stora dokumentmängder.
Planeringstavla
För att säkerställa att inget faller mellan stolarna kan man planera in aktuella uppgifter i den kommande perioden, tex 14 dagar. Det blir en mycket översiktlig vy (planeringstavla) där man enkelt kan följa upp dagligen vad som händer.
Genom att dokument kan lagras direkt i uppgifterna kan man hantera arbetsflöden effektivt.
Tidplaner / Gantt-schema
Med tidplanen (Gantt-schema) kan man skapa en översiktlig struktur i projektet. Bryt ned arbetet i projektfaser och projektaktiviteter och skapa milstolpar för att förtydliga viktiga leveranser. Skapa relationer mellan projektaktiviteter så att de skjuts fram om föregångaren försenas.
Det går att lägga till uppgifter under projektaktiviteterna för att hålla ordning på detaljerna. Man kan då få framdrift i tidplanen helt enkelt genom att bocka av de uppgifter som ligger under respektive projektaktivitet. På det sättet kan man skapa en strukturerad process som dessutom gör det enkelt att lägga till och hantera nya uppgifter som uppkommer under projektets gång.
Projektets startsida
Projektet har en startsida (Hem) som visar översiktlig information om läget i projektet. Det går att anpassa vad som visas på hemsidan. I vissa projekt kanske de senast uppladdade dokumenten eller senast uppdaterade uppgifterna är intressant att visa, medan statusrapporten kan vara relevant i andra projekt.
Översikt och prioritering
Det går att hantera flera projektportföljer i ProjectCompanion. Dessa ger översikt ur olika perspektiv. Det kan vara fokus på kund, status, prioritet, fas, projekttyp, avdelning mm. Du kan vända och vrida på projektportföljen och filtrera fram relevanta vyer.
Det finns vyer som är avsedda att visa när projekten skall drivas men också mycket summariska vyer som visar exempelvis projekten per status. Detta för att det skall vara enkelt att stämma av projekt där det finns utmaningar som behöver diskuteras.
Andra vyer visar projekten med statusrapporter samlat.
Tid och resurser
Rapportera tid i projekt för uppföljning eller för fakturering. Det går att boka resurser för att se beläggningen framåt. Man ser sedan rapporterad tid som uppföljning.
Det finns stöd för frånvarorapportering med olika lönekategorier som semester, VAB och sjukledig. Det går även att exportera tiden till olika lönesystem.
Tidrapporteringen är flexibel i projekten. Det går att ha tidrapportering bara på projektnivå eller på olika aktiviteter. Det går även att rapportera tid kopplat till projektplanen så att det blir enkelt att följa upp mot budget.
Om projektet är debiterbart kan man även ha olika prissättning i projektet. Olika personer kan ha olika taxor. Man kan välja mellan flera olika taxor i projektet. Det går även att sätta priset på olika projektaktiviteter i projektplanen, eller ha fasta priser för leveranserna.
Tiden kan sedan granskas och attesteras innan lön och fakturering. Det finns ett flertal rapporter för uppföljning av tiden i olika dimensioner, jämfört med budget, jämfört med bokade resurser, lönsamhet, debiteringsgrad mm.
Det går att exportera data till Excel för att analysera och skapa egna rapporter.
Fakturering och ekonomi
Projekten kan prissättas på olika sätt. Olika delar av projektet kan vara på löpande räkning eller på fast pris. Det innebär att man kan kombinera fasta priser med exempelvis tilläggsbeställningar i samma projekt.
Man skapar sedan fakturor för projekten, antingen samlat per kund, eller per projekt. Olika projekt kan ha olika mallar för fakturorna beroende på hur underlaget skall visas för kunden. Det går exempelvis att gruppera tiden per aktivitet, person eller efter projektplanens struktur. Man kan även skapa avtalsfakturor för exempelvis återkommande abonnemang, avgifter eller hyror.
Man kan hämta in kostnader från ekonomisystemet för att vidarefakturera med påslag till kunderna, och för att belasta projektets resultat. Det kan exempelvis vara material eller underkonsulter. Det finns integrationer till ekonomisystem som till exempel Fortnox och Visma.
För att följa upp ekonomin kan man se rapporter exempelvis för fakturering per kund, projekttyp, enhet eller produkt. Det finns många ekonomiska rapporter, som till exempel lönsamheten i projekten, resultat per timme, genomsnittlig timtaxa, debiteringsgrad och resultat och per kund.
Som ekonomiskt underlag finns också ej fakturerad tid och kostnader samt successiv vinstavräkning. Detta är relevant vid bokslut.