ProjectCompanion

Under april har följande uppdateringar gjorts:

• En ny funktion för att skapa inköpsordrar i projekten har skapats. Funktionen gör det möjligt att skapa uppgifter av typen inköpsorder där man kan registrera ett inköp och ett belopp. Detta visas sedan för de olika projektaktiviteterna i projektets prognosflik. Syftet är att göra det möjligt att följa upp projektets ekonomi proaktivt istället för att endast titta på utfallet. Det går även att koppla utfall från ekonomisystemet direkt till inköpsorderns nummer för att få både beställt belopp och utfall från leverantörernas fakturor i uppföljningen.
• När man skapar eller uppdaterar behörigheter på mappar eller dokument kan man nu välja flera personer och uppdatera behörigheten på samtliga. Detta gör det enklare att sätta behörigheter om man har många användare i projektet.
• När man lägger till projektdeltagare eller sätter dokumentbehörigheter kan man söka på personernas e-post. Syftet med det är att enkelt kunna lägga till personer från en viss organisation men även se skillnad på olika personer som har samma namn.
• Tidsuppföljningsrapporten går nu att exportera till Excel som tabell.
• Ytterligare filter har möjliggjorts i funktionen för Dashboards (projektledare, projektägare, kund, projekttyp, tjänstetyp projektstatus och projektfas).
• Projektguiden har kompletterats så att man nu kan lägga upp resurslänkar, resursgrupper och regler för vilka länkar som skall visas i olika typer av projekt. Detta hanteras under administration och förutsätter att modulen är aktiverad.
• Systemets dialogrutor har gjorts flyttbara för att man vid behov skall kunna se vad som ligger under dialogen.
• Systemets API finns nu dokumenterat online.

• Rapportfunktionen för Dashboards har uppdaterats med funktioner för att skapa anpassade dashboards.
• Mitt konto har kompletterats med en funktion att skicka schemalägga ytterligare rapporter där en länk till rapporten skickas ut vid valda tillfällen.
• ProjectCompanions API har förbättrats ytterligare.
• Loggningen av dokumentändringar har förbättrats så att man kan separera loggningen av ändringar av kataloger och filer.
• Fakturor (både projektfakturor och avtalsfakturor) kan nu periodiseras vid överföring till Fortnox. Kontakta ProjectCompanion för att aktivera funktionen.
• En ny funktion som kallas Projektguiden har utvecklats där man kan skapa anpassade hjälplänkar till styrande och stödjande dokument för olika faser i projekten. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen.
• Infrastrukturen har förbättrats för att öka prestandan vid förhandsgranskning av dokument.

• En ny tidsuppföljningsrapport har skapats för att göra det enklare att se vilka personer som rapporterat tid i en period och jämföra med normaltiden i perioden. Har man behörighet administratör ser man även vilken internkostnad varje person har för att underlätta i integrationsarbeten. Rapporter, Tidsuppföljningsrapport.
• Loggningen av systemkategorier har utökats så att vi nu loggar ändringar av projekttyper, tjänstetyper, avdelningar, kontor. Även ändringar av behörigheter på avdelningar loggas. Loggning av ändringar av kunder har även införts.
• En gallringsrapport har tagits fram för att stödja arkivering av projekt. I rapporten visas dokument i projekt som avslutats och man kan se vilka dokument som finns och vilka filer som är markerade för arkivering. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera rapporten.
• Standardinställningen för nya användare har justerats så att standardvärdet Mina projekt är förvalt.
• Prestandan i tidplansöversikten är förbättrad och mindre designförbättringar är genomförda.
• Ordningen på flikarna projekttavla och projektschema har ändrats. Ordningen är nu i ökande precision, dvs enklare översikter till vänster och mer detaljerade till höger.

ProjectCompanion kommer under söndagen 2024-02-25 att vara otillgängligt under några minuter på grund av planerat underhåll.

Underhållet är genomfört.

Under januari har följande uppdateringar gjorts:

• En rapport för investeringsprognoser har tagits fram. Rapporten visar budget och prognos samt avvikelser för valda perioder. Det går även att exportera till Excel. Det finns som vanligt en mängd filter för att ta fram en delmängd av projekten. Syftet är kunna visualisera kommande kostnader för olika typer av projekt och i olika delar av verksamheten.
• En säkerhetsrapport har utvecklats för att visualisera inloggningsförsök. Man ser lyckade och misslyckade inloggningar över tiden. Det går även att se vilka användare och vilka inloggningsmetoder som används samt de IP-nummer där misslyckade inloggningar sker.
• En fasöversikt har tagits fram för att visualisera olika projekt samt vilka faser de befinner sig i. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen. Den kommer efter en initial testperiod att aktiveras för alla kunder.
• Grupperingen av projektfaser i projektschemat styrs nu av samma sorteringsordning som i övriga vyer. Tidigare sorterades denna i bokstavsordning istället för den särskilda sorteringskod som finns för faserna.
• En länk har lagts till i tidplansöversikten när man håller musen över ett projekt, så att man enklare skall kunna navigera till tidplanen i projektet för att göra uppdateringar.
• Fältet ”total budget” i projektets budgetramar kan nu döljas om det inte används i budgetarbetet. Kontakta ProjectCompanion om du vill dölja fältet.
• Periodiseringen av tid på fakturor kan nu föras över till Fortnox. Tiden på fakturan periodiseras till föregående månad. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera periodiseringsfunktionen.
• Tomträttsmodulen har förbättrats med tydligare gränssnitt och mer intuitiva funktioner. Modulen används för att skicka fakturor för tomträtter samt rapportera kontrolluppgifter till tomträttsinnehavarna och Skatteverket.

Under december har följande uppdateringar gjorts:

• Rubrikraderna i flikarna budgetplan och prognos är nu fasta när man bläddrar på sidan för att göra det lättare att se vilka siffror det är man tittar på.
• Det är förberett för att rapportera tid på olika objekt. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Kalendern för 2024 avseende röda dagar är uppdaterad.
• Rapporten Prognosförändringar inkluderar nu även kolumner för budgetram (totalt och i period) samt utfall (totalt och i period).
• Projektrapportens graf för budget / utfall / prognos innehåller nu även en utfallsprognos som baseras på utfallet hittills samt prognosen för kvarvarande (framtida) arbete.

Under november har följande uppdateringar gjorts:

• Budgetplanen har kompletterats med ett kommentar till varje budgetpost för att göra det enklare att komma ihåg vad som ingår i budgetposten.
• Det är nu möjligt att förhandsgranska ritningsfiler i formatet ifc.
• Funktionen för ändrade dokument har förfinats så att även externa användare kan se rapporten (men bara de dokument de har behörighet att se).
• Vid avtalsfakturering kan man nu markera alla avtal som skall faktureras fram till dagens datum med ett klick för att förenkla fakturaskapandet.
• Flexrapporten under Rapporter visar flexsaldo för ett visst datum. Rapporten har förfinats genom att den endast visar tidrapportörer vilket förenklar summeringen av en avdelnings flexsaldo.
• Arbetstidskalendern kunde tidigare redigeras med behörigheten Ledning men det har ändrats till Administratör.
• En GDPR-varning har införts vid redigering av användarinformation för att tydliggöra att vyn innehåller personuppgifter.
• Ändringsloggen har förbättrats så att man kan se ett större tidsintervall samt exportera loggen.
• En dashboard har skapats för att sammanställa budget, utfall, prognos, prognosavvikelse och fokusorsaker för projekt inom en del av organisationen. Kontakta ProjectCompanion för att aktivera funktionen.
• Rapporten ”Projektuppföljning” har kompletterats så att projektets fält för ”total budgetprognos” kan inkluderas och exporteras. Notera att detta fält behöver aktiveras av ProjectCompanion om det skall användas.
• Tre buggar är rättade: 1) När man raderade ett avtal stängdes inte bekräftelserutan korrekt utan man fick gå ur vyn genom att klicka i menyn. 2) När man skapade ett projektprogram med flera ingående projekt gick det endast att välja från öppna projektmallar. 3) Ändringshistoriken för ärenden och dokument visades inte i vyn ”Min översikt” om man hade valt att visa ”senast ändrade”.

Under oktober har följande utvecklingsarbete genomförts:

• Funktionen för Ändrade dokument har förbättrats med en enkel åtkomst direkt i dokumentmodulen. Det finns dels en sammanställning av ändrade dokument i olika kataloger och dels en lista med de senast ändrade dokumenten. Det går även att söka och exportera till Excel.
• Informationen om ändrade dokument har gjorts tillgängligt för alla användare men innehållet är behörighetsstyrt så att man bara kan se ändrade dokument för de kataloger man har behörighet till i ett projekt.
• En ny funktion har tagits fram för att skapa ett projektprogram med flera ingående projekt (Administration, Skapa projektprogram). Med funktionen blir det möjligt att enkelt generera tidplaner, uppgifter, budget, dokumentstrukturer mm för exempelvis ett förändringsinitiativ eller en ny stadsdel. Funktionen kompletterar den programrapport som tagits fram för uppföljning av projektprogram.
• Ändringshistoriken för en uppgift kan nu visas direkt inifrån uppgiften i sektionen Ändringshistorik.
• Funktionen Mina uppgifter visar nu även information om milstolpe och projektaktivitet i de fall uppgiften är kopplad till en projektaktivitet. Kryssa i Visa detaljer under Filtrering och visning.
• Uppgiftstyper kopieras nu från mallprojekten om man har valt ut specifika uppgiftstyper som skall vara tillgängliga i projektmallen.
• En flexrapport finns nu under Rapporter i huvudmenyn för användare som har behörighet ledning eller som har attestansvar för tid på valda avdelningar. Rapporten visar avdelningen och dess anställda samt flexsaldo.
• Rapporten Kostnader / budget visas nu även för de som har behörighet att se detaljer för valda avdelningar.
• För de som budgeterar kostnader och intäkter kopplat till tidplanens projektaktiviteter finns nu en funktion som automatiskt kan koppla inkommande kostnader och intäkter från ekonomisystemet till de projektaktiviteter som budgeterats baserat på datum och konto. Detta förenklar projektledarnas arbete med uppföljning kopplat till specifika faser och projektaktiviteter. Kontakta ProjectCompanion för att aktivera funktionen.
• Importen av kostnader från Fortnox har optimerats ur prestandaperspektiv.
• Tomträttsmodulen har förbättrats med avseende på användargränssnittet för att förtydliga tomträtternas innehavare och rapporteringen av kontrolluppgifter.

Under September har följande uppdateringar gjorts:

• Rapporten ekonomisk trendanalys har kompletterats med information om utfallet under perioden plus återstående prognos för att få en uppskattning av periodens förväntade utfall. Not: rapporten visar budget, utfall och prognos för en period och jämför utfallet med en referensperiod. Syftet är att se om periodens prognos ligger inom budget och hur det jämför sig med en referensperiod, tex föregående år.
• Rapporten projektuppföljning har fått ytterligare kolumner för kontraktsvärde, budgetpris, fakturerat i period, fakturerat totalt, fakturerat – totala kostnader samt kontraktsvärde – fakturerat totalt och budgetpris – fakturerat totalt. Rapporten innehåller nu ett stort antal kolumner men vilka fält som visas är valbart.
• Ett filter för projektägare har införts i projektöversikter och projektstatusrapporten. Syftet är att kunna filtrera projektöversikterna för rapportering till olika projektägare. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera fältet.
• Mindre justeringar har gjorts för att förbättra funktionerna meddelanden samt fråga / svar. Även externa användare ser nu alla frågor och svar i projektet för att minska risken att svar förbises. I den tidigare versionen fick externa användare endast se svaret på de frågor de ställt.
• Exporten till geografiska informationssystem har kompletterats med information om tidplanen för att man skall kunna visualisera tidplanerna för projekten i kartsystemet.
• Projektbilden på hemsidan kopieras nu ifrån mallprojektet. Det går även att komma till uppladdningen av bilden genom att klicka direkt på bildsektionen på projektets hemsida för att förenkla uppladdningen av projektbilden.
• Förbättringar har gjorts i dokumenthanteringen för att förbättra stödet att dra e-postmeddelanden från Outlook direkt till ProjectCompanion samt förenkling vid redigering av PowerPoint-filer.
• Optimeringar av inställningar har gjorts för att förkorta svarstiderna i systemet.
• Dokumentationen kring behörigheter i systemet har uppdaterats. Se sidan om behörigheter för ytterligare information.

• Not: Några av dessa funktioner har gjorts tillgängliga redan under Juli.
• En ny användarbehörighet (externa användare) har skapats. Syftet med denna användarbehörighet är att ge externa projektdeltagare tillgång på ett enkelt och standardiserat sätt. En extern användare ser endast de projekt man är inbjuden till. De ser en förenklad hemsida samt normalt flikarna tidplan, uppgifter och dokument. Externa användare ser endast de uppgifter de själva är ansvariga för.
• Två nya moduler har skapats för att hantera frågor och svar samt meddelanden. Den primära användningen är som stöd för att samverka med leverantörer. Man kan ställa frågor som sedan hanteras i ett ärendeflöde och ges ett svar. Man kan även skicka meddelanden till olika roller och projektdeltagare samt söka i skickade meddelanden. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera dessa moduler. Externa användare har tillgång till meddelanden samt frågor och svar om funktionerna är aktiverade.
• En programrapport har skapats för att utgöra ett kvalificerat uppföljningsunderlag för en programansvarig. Rapporten innehåller de olika projekten i programmet med information om projektens mål, status, ekonomi (budget, utfall och prognos för kostnader, intäkter och resultat) och särskilda uppgifter som måste hanteras. Syftet är att stödja samordning mellan projekt i ett projektprogram.
• En ny rapport för prognosförändringar visar olika projektportföljer och hur den gällande prognosen förhåller sig till tidigare prognos. Syftet är att se vilka projekt där projekten har ändrats och hur det påverkar portföljen totalt.
• Budgetplanens design har förfinats och det finns nu en länk till funktionen för att koppla kostnader och intäkter till olika delar i projektplanen för att få en kvalificerad uppföljning av budget per projektfas och projektaktivitet.
• Rapporten Budgetram / prognos har kompletterats så att man även kan se utfall. Syftet med rapporten är att se den beslutade budgeten, utfallet och prognosen för att kunna följa upp verksamhetens ekonomi mot beslutad budget.
• En ny rapport, Ekonomisk trendanalys, visar budget, utfall och prognos per månad för ett år och jämför utfallet med en jämförelseperiod, exempelvis föregående år.
• Projektens budgetram krävde tidigare administratörsbehörighet. Man kan nu justera detta så att projektadministratörerna själva kan lägga in sin budgetram. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Dokumenthanteringen har förfinats för att hantera vissa situationer där man kunde få inloggningsrutor eller bli blockerad vid användning av Windows Utforskaren för att arbeta med filerna. En förbättring har även gjorts för att bättre stödja program som skapar temporära filer vid användning av Windows Utforskaren och användaren inte hade behörighet att radera filer.