ProjectCompanion

Under oktober har följande utvecklingsarbete genomförts:

• Funktionen för Ändrade dokument har förbättrats med en enkel åtkomst direkt i dokumentmodulen. Det finns dels en sammanställning av ändrade dokument i olika kataloger och dels en lista med de senast ändrade dokumenten. Det går även att söka och exportera till Excel.
• Informationen om ändrade dokument har gjorts tillgängligt för alla användare men innehållet är behörighetsstyrt så att man bara kan se ändrade dokument för de kataloger man har behörighet till i ett projekt.
• En ny funktion har tagits fram för att skapa ett projektprogram med flera ingående projekt (Administration, Skapa projektprogram). Med funktionen blir det möjligt att enkelt generera tidplaner, uppgifter, budget, dokumentstrukturer mm för exempelvis ett förändringsinitiativ eller en ny stadsdel. Funktionen kompletterar den programrapport som tagits fram för uppföljning av projektprogram.
• Ändringshistoriken för en uppgift kan nu visas direkt inifrån uppgiften i sektionen Ändringshistorik.
• Funktionen Mina uppgifter visar nu även information om milstolpe och projektaktivitet i de fall uppgiften är kopplad till en projektaktivitet. Kryssa i Visa detaljer under Filtrering och visning.
• Uppgiftstyper kopieras nu från mallprojekten om man har valt ut specifika uppgiftstyper som skall vara tillgängliga i projektmallen.
• En flexrapport finns nu under Rapporter i huvudmenyn för användare som har behörighet ledning eller som har attestansvar för tid på valda avdelningar. Rapporten visar avdelningen och dess anställda samt flexsaldo.
• Rapporten Kostnader / budget visas nu även för de som har behörighet att se detaljer för valda avdelningar.
• För de som budgeterar kostnader och intäkter kopplat till tidplanens projektaktiviteter finns nu en funktion som automatiskt kan koppla inkommande kostnader och intäkter från ekonomisystemet till de projektaktiviteter som budgeterats baserat på datum och konto. Detta förenklar projektledarnas arbete med uppföljning kopplat till specifika faser och projektaktiviteter. Kontakta ProjectCompanion för att aktivera funktionen.
• Importen av kostnader från Fortnox har optimerats ur prestandaperspektiv.
• Tomträttsmodulen har förbättrats med avseende på användargränssnittet för att förtydliga tomträtternas innehavare och rapporteringen av kontrolluppgifter.

Under September har följande uppdateringar gjorts:

• Rapporten ekonomisk trendanalys har kompletterats med information om utfallet under perioden plus återstående prognos för att få en uppskattning av periodens förväntade utfall. Not: rapporten visar budget, utfall och prognos för en period och jämför utfallet med en referensperiod. Syftet är att se om periodens prognos ligger inom budget och hur det jämför sig med en referensperiod, tex föregående år.
• Rapporten projektuppföljning har fått ytterligare kolumner för kontraktsvärde, budgetpris, fakturerat i period, fakturerat totalt, fakturerat – totala kostnader samt kontraktsvärde – fakturerat totalt och budgetpris – fakturerat totalt. Rapporten innehåller nu ett stort antal kolumner men vilka fält som visas är valbart.
• Ett filter för projektägare har införts i projektöversikter och projektstatusrapporten. Syftet är att kunna filtrera projektöversikterna för rapportering till olika projektägare. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera fältet.
• Mindre justeringar har gjorts för att förbättra funktionerna meddelanden samt fråga / svar. Även externa användare ser nu alla frågor och svar i projektet för att minska risken att svar förbises. I den tidigare versionen fick externa användare endast se svaret på de frågor de ställt.
• Exporten till geografiska informationssystem har kompletterats med information om tidplanen för att man skall kunna visualisera tidplanerna för projekten i kartsystemet.
• Projektbilden på hemsidan kopieras nu ifrån mallprojektet. Det går även att komma till uppladdningen av bilden genom att klicka direkt på bildsektionen på projektets hemsida för att förenkla uppladdningen av projektbilden.
• Förbättringar har gjorts i dokumenthanteringen för att förbättra stödet att dra e-postmeddelanden från Outlook direkt till ProjectCompanion samt förenkling vid redigering av PowerPoint-filer.
• Optimeringar av inställningar har gjorts för att förkorta svarstiderna i systemet.
• Dokumentationen kring behörigheter i systemet har uppdaterats. Se sidan om behörigheter för ytterligare information.

• Not: Några av dessa funktioner har gjorts tillgängliga redan under Juli.
• En ny användarbehörighet (externa användare) har skapats. Syftet med denna användarbehörighet är att ge externa projektdeltagare tillgång på ett enkelt och standardiserat sätt. En extern användare ser endast de projekt man är inbjuden till. De ser en förenklad hemsida samt normalt flikarna tidplan, uppgifter och dokument. Externa användare ser endast de uppgifter de själva är ansvariga för.
• Två nya moduler har skapats för att hantera frågor och svar samt meddelanden. Den primära användningen är som stöd för att samverka med leverantörer. Man kan ställa frågor som sedan hanteras i ett ärendeflöde och ges ett svar. Man kan även skicka meddelanden till olika roller och projektdeltagare samt söka i skickade meddelanden. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera dessa moduler. Externa användare har tillgång till meddelanden samt frågor och svar om funktionerna är aktiverade.
• En programrapport har skapats för att utgöra ett kvalificerat uppföljningsunderlag för en programansvarig. Rapporten innehåller de olika projekten i programmet med information om projektens mål, status, ekonomi (budget, utfall och prognos för kostnader, intäkter och resultat) och särskilda uppgifter som måste hanteras. Syftet är att stödja samordning mellan projekt i ett projektprogram.
• En ny rapport för prognosförändringar visar olika projektportföljer och hur den gällande prognosen förhåller sig till tidigare prognos. Syftet är att se vilka projekt där projekten har ändrats och hur det påverkar portföljen totalt.
• Budgetplanens design har förfinats och det finns nu en länk till funktionen för att koppla kostnader och intäkter till olika delar i projektplanen för att få en kvalificerad uppföljning av budget per projektfas och projektaktivitet.
• Rapporten Budgetram / prognos har kompletterats så att man även kan se utfall. Syftet med rapporten är att se den beslutade budgeten, utfallet och prognosen för att kunna följa upp verksamhetens ekonomi mot beslutad budget.
• En ny rapport, Ekonomisk trendanalys, visar budget, utfall och prognos per månad för ett år och jämför utfallet med en jämförelseperiod, exempelvis föregående år.
• Projektens budgetram krävde tidigare administratörsbehörighet. Man kan nu justera detta så att projektadministratörerna själva kan lägga in sin budgetram. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Dokumenthanteringen har förfinats för att hantera vissa situationer där man kunde få inloggningsrutor eller bli blockerad vid användning av Windows Utforskaren för att arbeta med filerna. En förbättring har även gjorts för att bättre stödja program som skapar temporära filer vid användning av Windows Utforskaren och användaren inte hade behörighet att radera filer.

• En ny rapport (Programrapport) har skapats för att följa upp en grupp av projekt som en helhet (projektprogram). Rapporten sammanställer projektens beskrivningar, mål, status, ekonomi samt eventuella särskilda uppgifter som risker, problem och ändringar. Syftet är att ge underlag för information, uppföljning och samordning.
• Rapporten budgetram / prognos har kompletterats så att man även kan se utfallet för perioden och totalt för respektive projekt.
• En ny användarkategori (Extern användare) har skapats. Det primära syftet är att stödja externa deltagare som exempelvis konsulter eller entreprenörer. Med denna behörighet får personen tillgång till de projekt där användaren är projektmedlem. Användaren kan se men inte ändra i tidplanen och projektdeltagarlistan. Vidare kan användaren hantera dokument och egna uppgifter. Externa användare har även tillgång till de nya funktionerna meddelanden och fråga/svar som betatestas i nuläget. Syftet är att den externa användaren skall se tidplanen, kunna arbeta med dokument och egna uppgifter samt få meddelanden och kunna delta i fråga/svar.
• En funktion för Fråga / svar har utvecklats och betatestas nu. Om funktionen används kan man aktivera en flik i projektet för Frågor och svar. Man kan där skapa frågor och sätta en ansvarig för att svara. Man skriver sedan in svaret och markerar frågan som besvarad. Frågan blir då låst. Frågor och svar hamnar i uppgiftslistan hos den person som skall svara som en naturlig del av arbetsflödet.
• En funktion för Meddelanden har tagits fram och betatestas nu. Om funktionen används kan en flik i projektet visas där man kan skriva meddelanden till hela projektgruppen, valda roller eller valda personer. Personerna får ett mail med meddelandet och man kan se historiken för skickade meddelanden på fliken. Funktionen kompletterar den befintliga funktionen för noteringar / dagbok genom att man kan renodla noteringar till intern användning och meddelanden för att informera externa deltagare.
• Projekttavlan har fått ett val att visa projekten som lika stora.

Under månaden har följande uppdateringar gjorts:

• En ny rapport har skapats som visar budgetramen och prognosen för projektet för en vald period och för projektet totalt. Genom att man kan filtrera på olika portföljer kan man stämma av portföljens budgetram och prognos för en viss period och för alla de aktuella projekten. Rapporten ligger under huvudmeny Rapporter och heter Budgetram / prognos.
• Funktionen budgetram per år har förfinats så att man nu ser nedbrytningen per år för budgetram, prognos och avvikelse i flikarna budgetplan och prognos. Syftet är att göra det enkelt för projektledaren att se budgetram och prognos för respektive år.
• En funktion har skapats för att vid integrationer läsa in kostnader till tidplanens projektaktiviteter för att åstadkomma en direkt koppling mellan budget, utfall och prognos i uppföljningen.
• Vid integrationer har en funktion skapats som listar datat som importerats och de eventuella fel som uppstått. Rapporten nås via Administration, Integration, Integrationslogg.
• I rapporten för portföljplanering visas nu både det valda alternativet och det värde som ligger bakom alternativet om man håller musen över värdet. Detta för att göra det lättare att förstå vad som ligger bakom det data man ser.
• Noteringsfunktionen (dagbok) har vidareutvecklats så att alla noteringar för de projekt man har behörighet till syns i huvudmenyn under meny Noteringar. Man kan söka fram baserat på noteringstyp och text. Det finns även stöd för fet text och punktlistor för att kunna göra mer avancerade noteringar. Syftet är att göra det enklare att se vad som har hänt i de olika projekt man deltar i.
• En funktion för meddelanden har utvecklats. Syftet med funktionen är att skicka och logga meddelanden till olika personer i projektet. Det går att se skickade meddelanden i en flik i projektet. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen.

• Tidplansöversikten har kompletterats med en funktion för att filtrera fram projekthierarkier. Genom att välja ett överprojekt kan man se tidplaner för både överprojektet och de underliggande projekten.
• En ny rapport (Rapporter, Projektdeltagare) visar vilka projekt som personer på en del i organisationen deltar i. Syftet är att göra det enkelt för en personalansvarig att se vilka olika projekt personalen är delaktig i.
• I dokumenthanteringen visas nu tomma kataloger med ljusare färg så att man inte behöver titta i en mapp för att se om det finns dokument.
• Budgetprocessen har förbättrats genom att man nu kan lägga in en budgetram per år i projektets budgetplan. Denna beslutade budget blir utgångspunkten för projektledaren i arbetet med projektets budget och prognos.
• Man kan nu importera kostnader från ekonomisystemet kopplat till projektaktiviteter i tidplanen för att få en detaljerad uppföljning av kostnader mot budgeten i projektplanen och därmed förenkla prognosarbetet. Kontokoden för mappningen läggs upp i projektaktiviteten i projektplanen.
• En ny exportfil har skapats för att visa prognosförändringar. Denna visar budget, föregående prognos, aktuell prognos och avvikelse. Exporten till Excel ligger under Administration, Integration.
• Prognosexporten har kompletterats med fält som visar prognosens namn och om prognosen är godkänd. Exporten till Excel ligger under Administration, Integration.

• Förbättrade sökmöjligheter vid val av projektets egenskaper. Det har nu blivit lättare att söka i listrutor i exempelvis Projektinformation. Det räcker att skriva några tecken så söker systemet fram de val som matchar.
• Stöd för långa projekt. Man kan nu visa tidplanen med årsvy så att det blir lättare att visualisera långa projekt. I projektschemat har upplösningen också förbättrats så att man nu får översikt över mycket långa tidshorisonter.
• I vyn Min översikt (en av startsidorna) kan man nu se projektets namn. Tidigare var det risk att man blandade ihop uppgifter om man hade flera uppgifter med samma titel i olika projekt.
• Rapporten som visar dokumentbehörigheter i ett projekt är nu justerad så att projektledare och projektadministratörer kan se den. Tidigare krävdes högre behörighet.
• Funktionen för portföljprioritering där projekt kan bedömas ur nytto- och kostnadsperspektiv har förbättrats genom att rapporten nu kommer ihåg de val man gör av filter, kolumner och visualiseringar.
• Personers flexsaldo kan nu sättas direkt när användarkonto skapas och man kan gå in och justera flexsaldot direkt från användarhanteringen.
• Program / ledningsrapport har kompletterats med ytterligare fält (start- och slutdatum, beskrivning, förvaltningsobjekt).
• Vid inmatning av projektkoder begränsas möjligheten att registrera samma kod flera gånger.
• Personer som har avdelningsbehörighet att se detaljer på en avdelning kan nu se huvudmenyn Rapporter med rapporterna Projektstatus, Projektsammanställning, Program / ledningsrapport, Målområden / projekt och portföljplanering.
• Rapporten med projektarbetskostnad har kompletterats med fält för e-post och kontokod för att öka möjligheterna till integration med lönesystem.

Under februari har följande utvecklingsarbeten genomförts.

• En projektprioriteringsfunktion har utvecklats där man kan ange värden och formler för att vikta och jämföra projektens nyttor och kostnader. Rapporten visar detaljer och sammanvägda resultat för olika projekt för att stödja prioritering. Exempelvis kan man vikta nyttan för kunden, verksamheten och ekonomisk nytta samt ta hänsyn till strategisk vikt och hur prioriterat eller tidskritiskt projektet är för att på så sätt få ett jämförelseindex. Funktionen kan även användas för att stödja en uppföljning av portföljbalans, till exempel genom att tydliggöra portföljens fokus på innovation / rationalisering eller extern / intern nytta. Syftet är att säkerställa att man arbetar med de mest prioriterade projekten. Kontakta helpme@projectcompanion.com om du vill testa.
• Behörigheten för administratörer har förfinats så att man nu kan ha administratörer som inte ges behörighet att konfigurera om systemet med hjälp av administrationsmenyn. Endast en fullständig administratör kan ändra denna behörighet om den redan är satt för ett konto. Syftet är att minska risken att en person gör en konfigurationsändring av misstag.
• Flexsaldot för en användare kan nu uppdateras direkt i användarkortet. Det innebär att man kan ha en begränsad administratörsbehörighet enligt ovan men ändå redigera nya användares flexsaldo.
• En utveckling har gjorts i uppgiftshanteringen så att man kan lägga till anpassade fält på uppgifter. Dessa visas sedan i en ny vy (tabell) där man kan söka och exportera. Syftet är att göra det möjligt att hantera strukturerad information. Exempel på tillämpningar är att stödja driftsbeställningar, besiktningar eller för uppgiftsstatistik.
• Projektstatusrapporten har förfinats så att man nu själv kan välja vilka kolumner som skall visas och den har kompletterats med ytterligare kolumnval.
• Projektets redigering av mål har förbättrats så att det blir en tydligare skillnad mellan projektets leveransmål och effektmål.
• Ett externt API-anrop har utvecklats med syfte att stödja integration till kartsystem (GIS). Funktionen hämtar ut ändringar i projektinformation för att kunna uppdatera och visualisera projekten på en extern karta. Kontakta helpme@projectcompanion.com om du vill få tillgång till funktionen.
• API-funktionen för integrationen av tidrapporter till ekonomisystemet har uppdaterats så att man kan styra om tiden som överförs skall vara attesterad eller om tid skall överföras utan attest. Kontakta helpme@projectcompanion.com om du vill ändra i din integration.
• En justering har gjorts i rapporten för strategiska målområden / projekt för att rätta till ett problem med utskriften.
• När man checkar ut ett dokument får man nu en informationsruta där man meddelas att filen kommer att låsas för andra. Detta är för att minska risken att man av misstag låser en fil när man endast vill ladda ned den.

• En ny rapport för ledningen / styrelsen har tagits fram under Rapporter, Projektrapport. Den innehåller valmöjligheter att visa projektinformation och budgetramar.
• Uppgiftstyper kan nu justeras per projekt. En uppgiftstyp kan markeras som standard och är då tillgänglig i alla projekt. Man kan sedan under Projektinformation, Uppgiftstyper göra undantag och endast ange specifika uppgiftstyper att använda i projektet.
• Ärende/uppgiftshanteringen har kompletterats med en möjlighet att lägga till anpassade fält. Dessa kan redigeras i uppgiften och visas i en tabell samt exporteras. Kontakta ProjectCompanion om du vill använda detta.
• Projektrapporten i projektet kan nu visa en projektbild.
• Det går nu att justera internkostnaden för rapporterad tid under Administration, tid.
• Avtals- och tomträttsmodulen har kompletterats med funktioner för att exportera kontrolluppgifter till tomträttsinnehavare och Skatteverket.