ProjectCompanion

De kunder som har driften av ProjectCompanion hos Atea Sverige AB har drabbats av en driftstörning.

Problemet som var relaterat till datacentrets internetförbindelse är nu åtgärdat hos leverantören.

Under augusti och september har följande uppdateringar gjorts:

• En ny modul har utvecklats för att effektivisera inbjudningar till externa projektdeltagare. Den person som är projektledare kan lägga in en lista med e-postadresser och skicka ut inbjudningar till dessa personer direkt ifrån projektet. Mottagaren får bekräfta att de vill vara med i projektet och fylla i sina användaruppgifter. Kontot skapas då som en extern deltagare med förval för exempelvis organisationsroll och avdelning. De externa deltagarna får inga dokumentbehörigheter utan dessa måste sättas explicit av projektledaren. Användaren kan sedan bjudas in som vanligt i flera projekt och hanteras som ett vanligt användarkonto. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Man kan nu aktivera en modul för att hantera inköpsordrar. En inköpsorder kopplas till en projektaktivitet i tidplanen och det blir sedan möjligt att se hur mycket man har beställt för jämfört med budgeten i en särskild flik för inköpsordrar i projektet. Det går även att se de inkomna leverantörsfakturorna för beställningen. Inköpsordrarna visas även i prognosfliken så att man skall kunna se om man har beställt för mer än det budgeterade beloppet och att det då bör påverka prognosen. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Användarkonton kan ges ett datum för när det upphör att gälla. Om man sätter ett datum kan inte användaren logga in efter datumet om inte datumet flyttas fram eller tas bort.
• En uppföljningsrapport för avtalsintäkter har utvecklats för att stödja uppföljning av avtalsfaktureringen. Rapporten sammanfattar avtalsintäkter, kundbortfall, merförsäljning och nyförsäljning så att man kan räkna ut nyckeltal för bibehållna intäkter. Detta kallas ofta för Net Revenue Retention (NRR) som även kan beräknas med Churn, dvs kundbortfall. Det går även att följa upp utvecklingen per månad för varje kund.
• API-funktionerna har utvecklats ytterligare.
• Fråga/svarsfunktionen har justerats så att alla deltagare i projektet kan se de dokument som finns kopplade till frågan. Tidigare kunde man se alla frågor och svar men bara se dokumenten om man var direkt inblandad i en fråga.
• Ett filter för fastighet har införts i projektöversikterna. Detta visas endast om funktionen är aktiverad.
• Prestandaförbättringar har gjorts i flera delar av systemet.

• Strategimodulen har uppdaterats med förbättrad design på rapporten med verksamhetsmål och projekt. Målhierarkin framgår tydligare och fler filter och kolumner har införts.
• Projekttavlan har uppdaterats så att projektkoden visas när man håller musen över ett projekt för att granska statusrapporten. Not: detta slår igenom endast om systemet är inställt att visa projektkod som standard.
• Vid tidrapportering i debiteringsbara projekt visas nu debiteringsmodellen för respektive projektaktivitet (timmar, timmar fast taxa, fast pris, ej debiterbart).
• Det går att aktivera en funktion så att timmar kvar i budget visas vid respektive projektaktivitet vid tidrapportering. Syftet är att göra det enklare att se när budgeten för en projektaktivitet håller på att nås. Observera att denna inställning måste aktiveras av ProjectCompanion.
• Avtalsrapporten har kompletterats med aggregerade värden för ett år så att man kan se bibehållen omsättning, nyförsäljning och kundbortfall på årsbasis.

• En ny modul som kallas ”Strategi” har utvecklats. Syftet är att tydliggöra verksamhetens strategi och säkra uppfyllandet av strategiska mål genom de projekt som drivs. Verksamhetens målområden bryts ned i verksamhetsmål för olika avdelningar och man kan koppla projekt till de olika verksamhetsmålen. En rapport visar vilka projekt som bidrar till respektive mål, när projekten skall drivas, vilken framdrift som har gjorts och vilken status projekten har. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen.
• En ny rapport har tagits fram för att följa upp avtalsintäkter. Rapporten visar intäkter per månad per kund och sammanställer nyckeltal för avtalsintäkter, nyförsäljning och uppsagda avtal. Det går även att exportera till Excel för vidare analys.
• Rapporten bokad tid / arbetat innehåller nu även projektaktiviteter i exportfilen. Syftet är att man skall kunna boka tid för olika personer på olika projektaktiviteter och sedan följa upp hur mycket tid som faktiskt lades ned på projektaktiviteten.
• Loggningen har utökats att inkludera förändringar av deluppgifter.
• Exporten av prognoser innehåller nu även en kod för fasen för att förenkla integration till ekonomisystemet.
• Radbrytning har införts vid överföring av fakturor till Fortnox när man fakturerar fast pris från projektaktiviteter. Tidigare blev det ingen radbrytning i Fortnox om man hade flera rader i projektaktivitetens beskrivning i ProjectCompanion.
• Utvecklingen av API-funktionerna har fortsatt med fokus på ärendehantering.
• E-postutskicken har gjorts mer enhetliga.

Under april har följande uppdateringar gjorts:

• En ny funktion för att skapa inköpsordrar i projekten har skapats. Funktionen gör det möjligt att skapa uppgifter av typen inköpsorder där man kan registrera ett inköp och ett belopp. Detta visas sedan för de olika projektaktiviteterna i projektets prognosflik. Syftet är att göra det möjligt att följa upp projektets ekonomi proaktivt istället för att endast titta på utfallet. Det går även att koppla utfall från ekonomisystemet direkt till inköpsorderns nummer för att få både beställt belopp och utfall från leverantörernas fakturor i uppföljningen.
• När man skapar eller uppdaterar behörigheter på mappar eller dokument kan man nu välja flera personer och uppdatera behörigheten på samtliga. Detta gör det enklare att sätta behörigheter om man har många användare i projektet.
• När man lägger till projektdeltagare eller sätter dokumentbehörigheter kan man söka på personernas e-post. Syftet med det är att enkelt kunna lägga till personer från en viss organisation men även se skillnad på olika personer som har samma namn.
• Tidsuppföljningsrapporten går nu att exportera till Excel som tabell.
• Ytterligare filter har möjliggjorts i funktionen för Dashboards (projektledare, projektägare, kund, projekttyp, tjänstetyp projektstatus och projektfas).
• Projektguiden har kompletterats så att man nu kan lägga upp resurslänkar, resursgrupper och regler för vilka länkar som skall visas i olika typer av projekt. Detta hanteras under administration och förutsätter att modulen är aktiverad.
• Systemets dialogrutor har gjorts flyttbara för att man vid behov skall kunna se vad som ligger under dialogen.
• Systemets API finns nu dokumenterat online.

• Rapportfunktionen för Dashboards har uppdaterats med funktioner för att skapa anpassade dashboards.
• Mitt konto har kompletterats med en funktion att skicka schemalägga ytterligare rapporter där en länk till rapporten skickas ut vid valda tillfällen.
• ProjectCompanions API har förbättrats ytterligare.
• Loggningen av dokumentändringar har förbättrats så att man kan separera loggningen av ändringar av kataloger och filer.
• Fakturor (både projektfakturor och avtalsfakturor) kan nu periodiseras vid överföring till Fortnox. Kontakta ProjectCompanion för att aktivera funktionen.
• En ny funktion som kallas Projektguiden har utvecklats där man kan skapa anpassade hjälplänkar till styrande och stödjande dokument för olika faser i projekten. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen.
• Infrastrukturen har förbättrats för att öka prestandan vid förhandsgranskning av dokument.

• En ny tidsuppföljningsrapport har skapats för att göra det enklare att se vilka personer som rapporterat tid i en period och jämföra med normaltiden i perioden. Har man behörighet administratör ser man även vilken internkostnad varje person har för att underlätta i integrationsarbeten. Rapporter, Tidsuppföljningsrapport.
• Loggningen av systemkategorier har utökats så att vi nu loggar ändringar av projekttyper, tjänstetyper, avdelningar, kontor. Även ändringar av behörigheter på avdelningar loggas. Loggning av ändringar av kunder har även införts.
• En gallringsrapport har tagits fram för att stödja arkivering av projekt. I rapporten visas dokument i projekt som avslutats och man kan se vilka dokument som finns och vilka filer som är markerade för arkivering. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera rapporten.
• Standardinställningen för nya användare har justerats så att standardvärdet Mina projekt är förvalt.
• Prestandan i tidplansöversikten är förbättrad och mindre designförbättringar är genomförda.
• Ordningen på flikarna projekttavla och projektschema har ändrats. Ordningen är nu i ökande precision, dvs enklare översikter till vänster och mer detaljerade till höger.

ProjectCompanion kommer under söndagen 2024-02-25 att vara otillgängligt under några minuter på grund av planerat underhåll.

Underhållet är genomfört.

Under januari har följande uppdateringar gjorts:

• En rapport för investeringsprognoser har tagits fram. Rapporten visar budget och prognos samt avvikelser för valda perioder. Det går även att exportera till Excel. Det finns som vanligt en mängd filter för att ta fram en delmängd av projekten. Syftet är kunna visualisera kommande kostnader för olika typer av projekt och i olika delar av verksamheten.
• En säkerhetsrapport har utvecklats för att visualisera inloggningsförsök. Man ser lyckade och misslyckade inloggningar över tiden. Det går även att se vilka användare och vilka inloggningsmetoder som används samt de IP-nummer där misslyckade inloggningar sker.
• En fasöversikt har tagits fram för att visualisera olika projekt samt vilka faser de befinner sig i. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera funktionen. Den kommer efter en initial testperiod att aktiveras för alla kunder.
• Grupperingen av projektfaser i projektschemat styrs nu av samma sorteringsordning som i övriga vyer. Tidigare sorterades denna i bokstavsordning istället för den särskilda sorteringskod som finns för faserna.
• En länk har lagts till i tidplansöversikten när man håller musen över ett projekt, så att man enklare skall kunna navigera till tidplanen i projektet för att göra uppdateringar.
• Fältet ”total budget” i projektets budgetramar kan nu döljas om det inte används i budgetarbetet. Kontakta ProjectCompanion om du vill dölja fältet.
• Periodiseringen av tid på fakturor kan nu föras över till Fortnox. Tiden på fakturan periodiseras till föregående månad. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera periodiseringsfunktionen.
• Tomträttsmodulen har förbättrats med tydligare gränssnitt och mer intuitiva funktioner. Modulen används för att skicka fakturor för tomträtter samt rapportera kontrolluppgifter till tomträttsinnehavarna och Skatteverket.

Under december har följande uppdateringar gjorts:

• Rubrikraderna i flikarna budgetplan och prognos är nu fasta när man bläddrar på sidan för att göra det lättare att se vilka siffror det är man tittar på.
• Det är förberett för att rapportera tid på olika objekt. Kontakta ProjectCompanion om du vill aktivera denna funktion.
• Kalendern för 2024 avseende röda dagar är uppdaterad.
• Rapporten Prognosförändringar inkluderar nu även kolumner för budgetram (totalt och i period) samt utfall (totalt och i period).
• Projektrapportens graf för budget / utfall / prognos innehåller nu även en utfallsprognos som baseras på utfallet hittills samt prognosen för kvarvarande (framtida) arbete.