Priser och funktioner – Tillämpningsområden – Startpaket Uppgifter
Webbsystem för konsulter
ProjectCompanion ger webbaserat stöd för att driva kundprojekt och konsultverksamhet. Du får ett modulbaserat verktyg för att hantera dina leveranser till kunderna och sköta fakturering, administration och uppföljning.
Konsulterna arbetar effektivt i en integrerad plattform vilket innebär att ni kan optimera processer, leveranser och lönsamhet samtidigt som ni får nöjda kunder. Det går att börja enkelt och öka användningen successivt. Några exempel på funktioner:
- Kunder
- Projekt
- Tidplaner / Gantt / kanban
- Tidrapportering
- Utlägg / traktamenten
- Dokument
- Resursplanering
- Fakturering
- Uppföljning
- Integration till ekonomi och lön
ProjectCompanion är ett affärsprojektsystem för dig som driver kundprojekt och vill strukturera verksamheten i syfte att att få nöjda kunder och leverera lönsamma projekt.
Översikt över dina kundprojekt
En utgångspunkt för att kunna hantera många kundprojekt är att ha bra översikt. När skall kundprojekten genomföras? Ligger de i offert- eller planeringsstadiet? Vad är kontraktsvärdet? Har genomförandet börjat? Är projektets leveranser genomförda? Hur går det? Med ProjectCompanion får man bra översikt och kan gruppera eller filtrera uppdragen per kund.
Budgetera och offerera kundprojekt
Oavsett om ett konsultprojekt skall genomföras på löpande räkning eller fast pris är det viktigt att skapa en budget så att man vet hur mycket resurser som kommer att behövas och vad det kommer att kosta. Man kan därför skapa en budget i projektet och inkludera både arbetstid och material. Prissättningen styr sedan projektets marginal. Budgeten blir sedan underlag för offerten till kunden.
Resursplanering och beläggningsgrad för konsulter
Med ProjectCompanion kan du planera resurser och se beläggningen på olika projekt och den sammanlagda beläggningsgraden. Detta är ett viktigt steg när nya kundprojekt skall startas. Har vi de resurser som krävs för att leverera den kommande perioden? Krävs några specialister i leveransen? Hur ser resurssituationen ut för dem? Vad händer om alla våra utestående offerter accepteras?
Tidrapportering och debiteringsgrad för konsulter
Tidrapportering är centralt för konsulter och det är viktigt att ha kvalificerade funktioner i tidrapporteringssystemet. Olika konsulter kan ha olika taxor i olika projekt. Prissättningen kan baseras på löpande räkning eller på fast pris. När man rapporterar tid kan man följa upp debiteringsgraden för olika team eller personer.
Det går även att rapportera in kostnadsersättningar / utlägg och traktamenten.
Planera med tidplan / Ganttschema
Du kan skapa tidplaner för att visualisera det arbete som skall genomföras. Olika faser, projektaktiviteter och milstolpar bidrar till en tydlig plan. Tidplanen kan användas internt men man kan också dela den med kunden.
Arbeta agilt med kanban
Det går att skapa projekt och visualisera arbetet med en uppgiftstavla (Kanban). Det går att kombinera uppgiftstavlor och tidplaner i samma projekt. Flexibiliteten gör att både sammanhållna leveranser och löpande utvecklingsinsatser kan genomföras i samma verktyg.
Dela dokument i projektet och med kunden
ProjectCompanion innehåller dokumenthantering med versionshistorik. Det går att skapa dokumentstrukturer i mappar och redigera dokumenten med exempelvis Office-paketet.
Det går även att koppla upp ProjectCompanion som en disk i Windows Utforskaren och komma åt dokumenten direkt i Utforskaren.
Om man bjuder in kunden till projektet kan även kunden ta del av och arbeta i dokumenten. Det går att styra behörigheterna i varje projekt.
Granska och attestera konsulttid
Tiden som rapporteras kan skickas in för attest. Genom att först godkänna tiden ur ett löneperspektiv kan man vara säker på att all tid har rapporterats. Man kan även granska tiden för fakturering och enkelt göra justeringar av tiden, som till exempel att byta aktivitet, justera debiteringsbara timmar eller redigera beskrivningstexten. Det blir enkelt för exempelvis en projektledare att granska tiden.
Löneunderlag för konsulter
Tiden som rapporterats kan exporteras som en fil för att importeras till lönesystemet för lönekörning. Underlaget och lönerapporten innehåller även kostnadsersättningar.
Det går att integrera systemet med flera system inom ekonomi och lön:
- Integration till Fortnox
- Integration till Visma
- Integration till Hogia
- Integration till Flex lön
Med ProjectCompanion får konsulterna en integrerad miljö att arbeta i både när det gäller informationshantering, tid och ekonomi.
Fakturera konsultprojekt
Projekten kan ha olika prissättning. De två huvudtyperna är löpande räkning och fast pris. Det går att kombinera löpande och fast pris i samma projekt. Det innebär att det blir enkelt att göra tilläggsbeställningar och sedan fakturera dessa i samma projekt. Man kan även vidarefakturera kostnader med påslag, om man exempelvis haft material eller resekostnader. Du får stöd för kvalificerad projektfakturering.
Projektuppföljning för projektredovisning
Varje projekt har många rapporter för att följa upp.
- Debiterade timmar jämfört med budget
- Kontraktsvärde
- Fakturerat
- Återstår att fakturera
- Intäkter
- Arbetskostnader
- Materialkostnader
- Resultat
- Budget och utfall för olika projektaktiviteter
- Upparbetat på fast pris
- Fakturerat fast pris
Underlaget bidrar till projektredovisningen. Det finns rapporter för lagervärde avseende upparbetad tid och upparbetat material med olika värderingsmodeller (försäljningspris och kostnadspris).
Successiv vinstavräkning för projekt
Särskilda rapporter finns för att hantera successiv vinstavräkning, dvs periodisering av intäkter för projekt som innehåller fasta priser. Det går att se ingående balans, skillnad och utgående balans för upparbetad tid i olika perioder. Det blir enkelt att sammanställa vilken tid som är upparbetad på fast pris en viss period, vad som är fakturerat och vad som återstår.
Följ upp konsultverksamheten
ProjectCompanion innehåller många rapporter för att följa upp konsultverksamheten.
- Beläggningsgrad för konsulter
- Debiteringsgrad för konsulter, team och totalt
- Genomsnittlig timtaxa för konsulter, team och totalt
- Vinst per timme för olika projekt
- Projektlönsamhet
Genom olika filter kan man analysera exempelvis baserat på kundgrupp, kund, kundansvarig, projekttyp, tjänstetyp eller organisatorisk enhet.
Uppföljning av intäkter per affärsenhet
Genom att visualisera sammanställningar av arbete som har genomförts av en viss affärsenhet, eller ett visst team, kan man få en uppfattning av utvecklingen. Exempel på uppföljning per affärsenhet:
- Intäkter per månad
- Intäkter per kund
- Intäkter per kundgrupp
- Intäkter per produkt
- Debiteringsgrad
- Nykundsförsäljning
Detta innebär att det går att decentralisera ansvaret och följa upp intäkterna.
Följ upp lönsamhet per kund
Om man har återkommande kunder är det bra att ha möjligheten att följa upp hur det går för kunden som helhet.
- Intäkter
- Kostnader
- Resultat
- Lönsamhet
- Marginal
Med uppföljningen kan man analysera lönsamheten för olika kundgrupper och kunder och därmed inrikta framtida försäljning mot de kundgrupper som är mest lönsamma.
Intäktsprognoser för konsultprojekt
Ofta är prognoser om kommande intäkter minst lika viktigt som att följa upp resultatet. Genom att prognostisera hur mycket intäkter som förväntas från respektive projekt får man en översikt över förväntade framtida intäkter.
Exempel på funktioner
ProjectCompanion är ett integrerat affärsprojektsystem. Det är modulbaserat, vilket innebär att det går att välja vilka funktioner som skall vara aktiva. Exempel på grundfunktioner:
- Projektöversikt
- Kundlista
- Säljuppgifter
- Resursplanering och beläggningsgrad
- Tidrapportering med kundspecifika prislistor
- Attest av tid
- Utlägg, kostnadsersättningar och traktamente
- Budget, utfall och prognos
- Tidplaner och projektplaner som kan delas online med kund
- Ärendehantering / Kanban för agilt arbete och sprintar
- Dokumenthantering med versionshistorik
- Fakturering av tid, kostnader och fasta priser
- Avtals- abonnemangsfakturering
- Uppföljning av debiteringsgrad
- Intäktsprognos och intäktsanalys
- Lönsamhet för projekt och kunder
- Projektredovisning och successiv vinstavräkning
- Integration med ekonomisystem, tex Fortnox.
Eftersom systemet är modulbaserat är det enkelt att börja med någon av modulerna, exempelvis tid, resurser och fakturering, för att sedan integrera systemet i verksamhetens processer.
Hur kommer vi igång?
Skapa ett gratiskonto utan förpliktelser. Du kan testa verktygets funktioner och välja nivå på abonnemanget (se priser).
På utbildningssidan finns utbildningsfilmer och manualer för mer detaljerad användning.
Kontakta oss för att diskutera förutsättningslöst och titta närmare på våra produkter.