Externa deltagare

Bjud in och samarbeta med externa projektdeltagare för en effektiv kommunikation och samverkan i projekten.

Information om hur den externa deltagaren loggar in och använder systemet finns i introduktionen för externa deltagare.

Se gärna filmer som visar hur man kan arbeta med externa deltagare för att komma igång.

Skapa användarkonto och skicka inloggningslänk

För att bjuda in en extern deltagare skapar man ett användarkonto med användargrupp ”Extern”. Detta görs under Snabbval, Hantera användare, Lägg till…

Välj exempelvis Mina projekt eller Sammanställning som startsida. Sammanställning visar en enkel projektlista, vilket är bra om man inte är med på så många projekt.

Välj vilka dokumentbehörigheter personen skall ha som standard i projekten. Normalt är att personen har ”Inga” dokumentbehörigheter. Det innebär att man kan styra i varje projekt vilka dokumentkataloger som personen skall ges behörighet i.

När du klickat på Spara kommer det att dyka upp en knapp där det står ”Lösenordspåminnelse”. Denna funktion skickar ut ett e-postmeddelande till användaren med information om hur man skapar ett lösenord och loggar in i ProjectCompanion.

Not: Det kan ofta vara bra att vänta med att skicka ut lösenordspåminnelsen tills man har bjudit in personen i projekten och givit behörigheter till rätt dokumentmappar.

Bjud in personen i projekten

Lägg sedan in personen i de projekt du vill att personen skall ha tillgång till. Detta görs på respektive projekt med länken Projektdeltagare. Det finns även en snabbfunktion i användarinformationen där man på fliken ”Mina projekt” kan lägga till personen i flera projekt.

Personen har nu tillgång till systemet och kan logga in och se de projekt som han eller hon är inbjuden till.

Vad ser den externa användaren?

En extern användare har tillgång till funktioner för att arbeta i projekt samt uppgifter.

Normalt klickar man på projektets namn och kommer då till projektet.

Projektets hemsida visar projektinformation om projektets namn, fas, status, start- och slutdatum, projektledare, projekttyp, tjänstetyp och prioritet. Det finns också en kontaktlista med projektdeltagare.

De flikar som visas i respektive projekt är de funktioner som är aktiverade i projektet. Detta går att ställa in vilka flikar som skall vara aktiverade under länken Visa eller dölj sektioner i projekthemsidan längst ned på hemfliken.

Notera dock att en extern användare endast ser hemsidan, tidplanen, uppgifterna (sina egna uppgifter) och dokumenten (de dokumentkataloger och dokument som personen har getts behörighet till). Det kan även finnas flikar för meddelanden samt frågor och svar om dessa moduler är aktiverade i systemet.

Ge behörighet till dokument – projektnivå

Vilka dokumentbehörigheter en användare har som standard ställs in när användarkontot skapas. Detta kan sedan ändras i varje projekt, och på varje dokumentmapp eller dokument.

Användarens inställning i projektet visas och ändras via länken Projektdeltagare på hemsidan.

Välj att visa projektdeltagarnas dokumentbehörigheter.

Man kan då se vilka dokumentbehörigheter respektive användare har på projektnivå baserat på standardinställningen.

Om man vill kan man välja att ändra detta på projektnivå genom att kryssa för en användare och ändra dokumentbehörigheter. Man kan då göra undantag från användarens generella dokumentbehörigheter i projektet, till exempel genom att ge läsbehörigheter i hela projektet.

I många fall blir det för grovt att göra detta på projektnivå utan man vill istället ge behörighet på mappnivå.

Ge behörighet till dokumentmappar

För att justera behörigheter på mappnivå går man in i projektets dokumentflik och högerklickar på den mapp man vill ge behörighet till.

Man kan då lägga till användare och justera deras behörigheter i dokumentmappen.

Man ändrar genom att dubbelklicka på en användare och välja behörighet (eller markerar och klickar på Ändra).

Användaren kommer nu att kunna se hela mappstrukturen, men endast ha behörighet att läsa och skriva i de mappar man har behörighet i. De behörigheter som sätts på en mapp ärvs automatiskt nedåt i mappstrukturen. Det går dock att justera behörigheterna även på undermapparna, eller på enskilda filer.

För att få en översikt över projektdeltagarnas dokumentbehörigheter kan man klicka på rapporten Dokumentbehörigheter som finns i projektets dokumentflik.

Notera att det även går att se ändrade dokument i en rapport.

Tidplan

En extern deltagare kan se men inte ändra i tidplanen.

Uppgifter

En extern deltagare kan se sina egna uppgifter och lägga till nya uppgifter.

Det går även att se alla uppgifter man är ansvarig för under Mina uppgifter i huvudmenyn.

Meddelanden

Om funktionen Meddelanden är aktiverad kan externa deltagare skicka meddelanden till olika roller eller personer.

Skickade meddelanden loggas under meddelandefliken så att det skall vara lätt att söka. En extern deltagare ser alla meddelanden som är skickade till honom eller henne. När meddelandet skickas får man en notifiering via e-post.

Notera att det även finns en funktion på projektets hemflik för att skicka e-postmeddelanden till projektgruppen. Dessa e-postmeddelanden loggas inte på samma formella sätt som i meddelandefunktionen.

Frågor och svar

Om funktionen Frågor och svar är aktiverad kan en extern deltagare ställa frågor och se svaren på alla frågor som ställts i projektet.

Not: när en fråga är besvarad går det inte att ändra frågan eller svaret.

Kontaktlista

En extern deltagare kan se kontaktlistan med information om alla projektdeltagare. Man kan ändra sin egen kontaktinformation i kontaktlistan (Min kontaktinfo).